Какие нужны документы для выдачи документов из архива

Заказать автоматизацию Рассчитать стоимость Упорядочивая хаос: подводные камни архивного хранения документов Избежать хаоса в крупном архиве можно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, что самое печальное, время. Много людей — больше хаоса, ибо человеческий фактор непредсказуем. Мало людей — больше времени уйдет на организацию архивного хранения документов. И даже если регламенты соблюдены и формирование дел выполнено по правилам, какой-нибудь вопрос застает службу или человека, отвечающего за архив, врасплох.

Вот некоторые возможные пункты такого плана. В организациях, использующих в делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разбора бумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора завалов электронной информации и документов. Важно также получить информацию о том, какие информационные системы в организации используются в работе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболее распространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимально автоматизировать работу архива.

Если вы пришли в архив…

Вот некоторые возможные пункты такого плана. В организациях, использующих в делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разбора бумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора завалов электронной информации и документов.

Важно также получить информацию о том, какие информационные системы в организации используются в работе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболее распространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимально автоматизировать работу архива. Рассмотрим пункты плана работ более детально. При посещении рабочих комнат нужно посмотреть, как организовано хранение документов.

Есть ли папки, хранящиеся не в шкафах, а лежащие кучками на полу, в коробках от терминалов? Есть ли стопки неразобранных по папкам бумаг, уютно примостившиеся на подоконниках, стульях, а то и просто пылящиеся на полу в углу? Все эти моменты потребуют самых оперативных действий. Установление единой, стандартной системы приема документов из подразделений организации на хранение Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

Прием документов осуществляется только по актам. Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде. Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения. В акт вписывается точное название каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет, используется тот заголовок, который написан на самой папке это необходимо для того, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

При приеме дел проводится экспертиза ценности документов. Например, если в папке имеются документы разного срока хранения или папка содержит одну из форм отчетности за несколько лет, нужно решить, сколько и каких дел следует сформировать из этой папки в соответствии с нормативами и правилами работы. На первом этапе работы стоит начать свой рабочий день с посещения одного из подразделений организации. Не должно быть никаких исключений, иначе исключение станет правилом.

Даже самые ленивые сотрудники перед лицом опасности обвала полок вынуждены будут действовать по вашим правилам. Большинство сотрудников о ней, возможно, слышали, но что это за зверь такой и для чего она нужна, не имеют никакого понятия.

Главный упор делайте на то, что без их помощи и знания документов организации вам не справиться с задачей, которую поставило перед вами руководство. Расскажите, как вы планируете провести эту работу и предупредите, что будете обсуждать с каждым сотрудником те документы, за которые он отвечает.

Поинтересуйтесь, в какое время можно их побеспокоить. У вас с собой всегда должна быть записная книжка, где можно отмечать важные для вас моменты. Прием на хранение не нужных для оперативной работы документов Принимать нужно все, что дадут. Полученные документы нужно разложить по годам и отделам, оформить их актами приема. Не бойтесь, если в актах вы не совсем точно указали состав документов в делах прошлых лет. Дела должны пройти экспертизу ценности документов и, возможно, потребуется их переформирование.

Но это планы на будущее. Документы будут ждать своей очереди на обработку, так как главное — наладить оперативную работу с текущими документами.

Если принятые документы аккуратно разложить по подразделениям и годам, то поиск необходимых бумаг в архиве будет требовать гораздо меньше времени и чаще завершаться успешно, чем поиск в грудах бумаг на рабочих местах. Убедившись в этом, сотрудники будут более активно сдавать дела на хранение.

Лишь отдельные личности будут держаться за свои документы до последнего, твердо веря в то, что, сдав их в архив, они расстанутся с ними навсегда и больше никогда их не увидят. И, честно говоря, они совершенно правы! Опыт показывает, что документы организации старше двух лет самим сотрудникам практически не нужны, а выполнение справочной работы лучше возложить на архивную службу.

Вам необходимо точно знать, какие дни были рабочими в каждом из годов. По этим календарям можно будет, например, проверить полноту годовых комплектов сшивов и установить, чего не хватает. Если часть документов уже находится в хранилище, то их тоже необходимо принять по акту. Только с этого момента вы начинаете нести полную ответственность за документы организации. Проведение инвентаризации всех документов организации и составление номенклатуры дел Инвентаризация документов — очень важная работа, начинать которую нужно при составлении номенклатуры дел.

Инвентаризация — это сбор данных о документах организации. Вам необходимо знать, что именно у вас есть на руках, чтобы этим управлять.

Не переживайте, если с первой попытки список окажется неполным. По ходу дальнейшей работы у вас появится возможность значительно расширить его. Результаты этой работы в дальнейшем могут стать основой для составления номенклатуры дел организации.

Особое внимание стоит обратить на инвентаризацию электронных документов. Важно также выяснить, какие документы в соответствии с требованиями законодательства не обязательно хранить на бумаге, но которые в вашей организации все-таки распечатывают, и не забыть внести их в номенклатуру дел. Ограничение доступа к хранилищу документов организации С самого первого дня установите правило, что ни один сотрудник организации без вашего сопровождения не может войти в хранилище, не может взять документы без вашего разрешения и тем более забрать их к себе на рабочее место без регистрации этого факта.

Только строгая регистрация выдачи дел на руки поможет быстро обнаружить, у кого они находятся, а если документы не выдавались, то оперативно организовать их розыск в хранилище. Никто из сотрудников не должен получать документы, не относящиеся к его участку работы. Если такая необходимость все же возникнет, сотрудник должен представить соответствующим образом оформленное разрешение, которое должно быть приложено к акту выдачи дел.

Ограничение доступа в хранилище и контроль доступа к документам — несложное, но очень эффективное средство сохранения конфиденциальности информации ограниченного доступа. Ограничением доступа к электронным документам обычно занимаются программисты. Стоит поинтересоваться, как они это делают, а заодно и узнать мнение службы безопасности. Розыск недостающих дел и документов В процессе передачи документов из подразделений сразу может выясниться, что чего-то не хватает.

Заведите себе учетную тетрадь и записывайте туда все дела и документы, которые вам еще не сданы. Если же вы пользуетесь компьютером, то данные об отсутствующих делах лучше сразу занести в него. Не пугайтесь, когда вместо положенных за год 250 дел бухгалтерских документов или договоров подразделение вам сдаст только 240. Главное, что вы четко зафиксировали при оформлении акта приема документов в архив, какие документы вы приняли и за какие даты.

В подавляющем большинстве организаций дела не пропадают, их порой просто очень трудно найти. Они, скорее всего, лежат в чьем-то столе или сейфе. При этом сшивы не приходили в архив сами — мне приходилось лично подходить к каждому из потенциальных владельцев этих документов и уговаривать их проверить все свои заветные местечки.

Последний же из сшивов нашелся во время очередного переезда отделов внутри банка в столе заместителя главного бухгалтера, в нижнем ящике. Все сказанное относится также и к электронным документам, только разыскивать их гораздо труднее. Если это файлы в компьютере, то можно позвать на помощь программистов. А вот если нужно разыскать резервную копию какой-либо базы данных — это порой работа для Шерлока Холмса.

Обратите внимание Очень важно установить хорошие деловые отношения с сотрудниками организации. У архивиста нет полномочий отрывать сотрудников от работы и заставлять их показывать свои шкафы и сейфы. Ваша задача — уговорить их это сделать, доходчиво объяснив необходимость этих поисков. И здесь не было никакого обмана. Я действительно незадолго до того обсуждала с высшим руководством ход работы в архиве, хотя и в несколько иной плоскости. В настоящее время в организациях используются два основных варианта хранения бумажных документов: 1.

Главное удобство в том, что дело не нужно переплетать. В случае проведения различного рода выемок легко достать необходимые документы из дела. Вес папки с документами составляет 3 кг. При работе нужно будет ее поднять хотя бы 4 раза снять с полки на тележку, снять с тележки на стол, снять со стола на тележку, поставить на полку , то есть поднять придется 12 кг — в два раза больше, чем при работе со стандартным сшитым делом объемом 250 листов. Количество шкафов для архивного хранения сократить за этот счет не удастся.

Комплектование и хранение документов в переплетенных делах. Имеется в виду помещение документов в картонные обложки и прошив их на четыре дырки.

Минус такого хранения в том, что кто-то должен переплетать дела, и становится значительно труднее проводить выемку документов. Я в своей практике не видела никого, кто бы для снятия копии с документа расшивал все дело: его же придется опять сшивать, и кто же из сотрудников сможет это сделать самостоятельно? Конечно, угроза умышленного изъятия документов сохраняется, но из сшитого дела вытащить документ значительно труднее.

Конечно, выбор за вами и за руководством вашей организации. Я предпочитаю работать с переплетенными документами. Если работы по переплету не проводились, и руководство согласится с вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетными приспособлениями переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглы для сшивания дел и расходными материалами картон, клей, бумага, бечевка.

Один сотрудник архива за день может сшить 25—30 дел по 150—200 листов. Кроме того, в настоящее время есть также возможность воспользоваться услугами специализированных организаций.

Организация учета всех выполняемых архивом работ Все перечисленное выше придется делать практически одновременно. Это сложно, но для профессионала вполне по силам.

Главное — постоянное и настойчивое продвижение вперед. Прежде всего, если вам в наследство досталось захламленное хранилище с документами, тщательно задокументируйте этот факт. Хороший способ — сфотографировать все это безобразие.

Проводя любые улучшения и усовершенствования в работе с архивными документами, фотографируйте результаты своей работы. С первого дня тщательно ведите учет всей проделанной работы: сколько дел принято на хранение, сколько выдано, сколько переплетено или обработано. Самыми действенными аргументами являются цифры и факты. Даже в небольшой организации сложно за один-два месяца наладить организацию хранения документов.

Поэтому нужно так организовать свою работу, чтобы уже через месяц постепенное продвижение к совершенству было заметно невооруженным глазом не только вам, но и всем сотрудникам организации, и прежде всего ее руководителям.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)

Рассмотрим этапы, которые проходит человек, обратившийся в архив. Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и . Содержание архивной выписки документа должно отвечать запросу. Не могу понять куда обращаться,мне нужна справка о том,что моя бабушка. передающие свои документы в архивные учреждения на Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел. Второй.

Порядок подготовлен в целях упорядочения выдачи документов и дел из хранилища и их возврата на место; в целях обеспечения сохранности документов при их использовании. Сроки, на которые выдаются документы их хранилища, определены Основными правилами работы государственных архивов, сроки возврата документов на место контролируются. Организация выдачи документов и дел из хранилища 2. Документы и дела выдаются из хранилища: -пользователям в читальный зал архива см. Выдача документов из хранилища и прием их обратно производится работниками хранилища. Выдача дел из хранилища производится на основании оформленных заказов требований приложения 1, 1а. На место выдаваемых из хранилища дел подкладывается карта-заместитель приложение 2. Примечание: самостоятельно без оформления требований дела могут быть взяты: -работником хранилища для улучшения физического состояния дела в соответствии с планом работы; -специалистом архива только для исполнения социально-правовых запросов в соответствии с заявлениями граждан. Возврат дел на место в таких случаях осуществляет только работник хранилища. Перед выдачей документов из хранилища и при возврате от пользователя может проводиться полистная проверка документов кроме документов, возвращаемых из читального зала. Полистную проверку документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала. Обязательной полистной проверке перед выдачей документов из хранилища и при возврате документов от пользователей подлежат: -уникальные документы; -документы, имеющие в оформлении или приложении к ним материальные ценности; -несброшюрованные документы. Перечень документов, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии. Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе проверки приложение 3. При наличии фонда пользования особо ценных документов в читальный зал выдаются их копии. Продление установленных сроков выдачи документов и дел допускается: -пользователям — в особых случаях, с разрешения директора архива, -при выдаче во временное пользование — по письменному подтверждению организации наличия выданных документов и обеспечения нормативных условий для их хранения; -при экспонировании документов в соответствии с договором о проведении выставки. Дела из хранилища выдаются в сроки, не превышающие 3-х рабочих дней со дня оформления заказа требования. В читальный зал и во временное пользование не выдаются документы и дела, не прошедшие научного описания и технического оформления. В читальный зал единовременно могут быть выданы по заказу требованию : -особо ценные дела досоветского периода — 1 ед.

Как составить запрос? К запросу жесткие требования не установлены, заявление составляется в свободной форме, но на имя директора архива.

Обращаем ваше внимание, что на Портале доступна подача заявления на получение этой услуги в электронной форме. К числу биографических запросов относятся запросы о подтверждении факта принятия в гражданство, выхода из гражданства; запросы по истории учреждений, предприятий, населенных пунктов. В случае необходимости получения выписок справок об актах гражданского состояния, перейдите по ссылке.

Архив на предприятии: организация хранения документов

Порядок передачи документов архива на постоянное хранение 9. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный муниципальный архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Первые шаги на новом рабочем месте: архив с нуля

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение. Требования к зданиям, в которых размещается архив Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии. Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания. Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов.

.

.

9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

.

Архивное хранение документов с ЭДО и без, или при чем тут автоматизация?

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив
Похожие публикации