Как сдавать в архив личные карточки уволенных сотрудников

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами постоянного и 75-летнего сроков хранения , протоколами и т.

Кадровое делопроизводство", 2009, N 6 Передача личных карточек работников на архивное хранение Личная карточка - документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам. В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики - оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Порядок передачи личных дел работников в архив организации

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом.

Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами постоянного и 75-летнего сроков хранения , протоколами и т.

Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется в процессе ведения дела в делопроизводстве. Вместе с тем при подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с нормативными требованиями п. Данные листы имеют отдельную нумерацию. Завершенная опись должна быть заверена подписана работником кадровой службы, оформившим дело к передаче в архив [5].

В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись лист - заверитель дела , в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации пропущенные и литерные номера , физическое состояние документов дела.

Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с указанием его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается.

Форма листа - заверителя дела, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, приведена в приложении 1. Пример оформления листа - заверителя личного дела приведен в приложении 2. Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время.

Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером. Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, так как на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

В процессе подготовки личных дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения.

Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение структурное подразделение [6] , на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки. После выполнения данной работы на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела.

Крайними датами личных дел являются даты приказов о приеме и увольнении работников [7]. Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например: Начато: 29. Оно выносится на обложку из листа - заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.

Ниже на обложке личного дела указывается срок хранения дела, который определяется в процессе экспертизы ценности документов в соответствии с требованиями Перечня-2006. Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Например: Ф. Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу.

Пример оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив, приведен в приложении 3. Согласно п. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации. В некоторых организациях описи дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения могут не составляться в связи с отсутствием соответствующих документов.

В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др. Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях. Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки формы Т-2 и др.

Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т. В организации составляется единая сводная опись дел по личному составу, то есть в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации в отделе кадров, бухгалтерии и др.

Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных, невостребованные трудовые книжки работников и др. Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений.

Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы. Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.

Основными категориями документов по личному составу, включаемых в опись дел по личному составу кадровой службы, являются: приказы распоряжения по личному составу о приеме, переводе, увольнении работников, продлении перезаключении трудовых договоров контрактов ; личные дела уволенных работников [8] ; личные карточки уволенных работников форма Т-2 ; список штатно-списочный состав работников организаций; протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись.

Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель.

Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации лицо, ответственное за архив. Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями.

Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления; наличие и правильность оформления заверительной надписи дела; правильность оформления обложки дела.

В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены. При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.

После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи. Данный материал публикуется частично. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева

Документы на уволенного работника хранятся отдельно от прошлому году​, личные карточки Т-2 на уволенных прошиваются, описываются, личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке. .. Если Вы будете сдавать дела в государственный архив, Вас. 2) при подготовке дел к сдаче в архив организации или к последующему Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году.

Передаем дела в архив по всем правилам Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив Личные дела работающих сотрудников, как правило, хранятся в отделе кадров предприятия. Вместе с тем, в архиве предприятия остаются и личные дела уже уволенных сотрудников. Как правильно должна происходить архивация личных дел уволенных сотрудников, и где они должны храниться? В ней указывается перечень документов, входящих в дело, регистрируются новые документы и вносятся сведения об изъятии текущих. Все документы в личном деле подшиваются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением, а последним документом является приказ об увольнении работника. Личные дела уволенных сотрудников подлежат архивации и хранятся в специальных архивах отдела кадров на предприятии. Если предприятие не имеет собственных площадей для организации архива, личные дела уволенных сотрудников можно сдать на депозитарное хранение. На личные дела уволенных сотрудников должна быть составлена отдельная опись, а сами личные дела и карточки уволенных сотрудников систематизируются по дате увольнения и затем, в каждом полученном массиве, по алфавиту. Срок хранения личных дел уволившихся сотрудников составляет лет. В зависимости от даты увольнения. Становится понятным, что для обработки архива отдела кадров на предприятии и подготовку личных дел уволенных сотрудников для сдачи в архив потребуются дополнительные сотрудники. Мы осуществляем систематизацию и архивную обработку документов. Наш опыт работы в этой сфере позволяет не только предоставить клиентам самые выгодные цены, но и обеспечить выполнение любого объема работ.

Все приказы должны храниться в номенклатурных делах. Никакого отношения к документам работника они не имеют.

Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см.

Срок хранения личной карточки

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом. На место заголовка дела вписывается Ф. Местоположение других сведений может варьироваться это не принципиально.

При сдаче в архив личных дел работников нужно личные карточки архивировать отдельно

Награды и поощрения, подтвержденные документально. Отпуска виды, периоды, даты. Социальные льготы если имеет на них право. Дополнительные сведения. Первые два раздела можно заполнить сразу — на основе документов, предоставленных новым работником. Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы. Все остальные графы кадровик заполняет по мере необходимости. Завершающая запись — об увольнении — вносится в последний рабочий день. Игнорировать требования закона, говорящие об обязательности этого кадрового документа, опасно! Материалы по теме За отсутствие личной карточки работника — штраф 50 000 рублей Где хранятся личные карточки формы Т-2 На первый взгляд, не важно, где хранить их: в папках в шкафу или в компьютере — в каждой компании решают индивидуально.

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения.

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: не подшиваются; листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях; внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится. В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия; в заголовок дела вносятся дополнительные сведения проставляются номера приказов, протоколов и др. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются.

Передача личных карточек работников на архивное хранение

.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Долгосрочное Хранение в архиве документов, мой пример архивации личных дел
Похожие публикации