Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей заполнение последней страницы

Трудовые книжки: серии по годам Сведения о количестве трудовых книжек работников компании нуждаются в систематизации и учете. Учет трудовых книжек на предприятии — важная задача, которую должен организовать каждый работодатель. Для учета книжек разработана форма документа, которая помогает оформить реестр трудовых книжек в простой и доступной форме. Данный документ поможет отразить все сведения о движении трудовых книжек работников компании.

Многие не знают, нужна ли специальная книга учреждению. По закону регистрация документов обязательна как для организаций, так и индивидуальных предпринимателей. Заполнение журнала производится в определенном порядке. Самостоятельно изменять его запрещается.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Многие не знают, нужна ли специальная книга учреждению. По закону регистрация документов обязательна как для организаций, так и индивидуальных предпринимателей.

Заполнение журнала производится в определенном порядке. Самостоятельно изменять его запрещается. Важно знать основные правила оформления, чтобы проверяющие органы не привлекли работодателя к ответственности. Определение Книга учета трудовых книжек, утвержденная Министерством труда России, необходима для внесения сведений о документах поступивших работников. Она содержит большое количество страниц. В журнале формата А4 имеется 13 граф для заполнения.

Книга выпускается специальными предприятиями. Ее необходимо купить каждой организации. Также можно самостоятельно изготовить документ. Но при этом важно соблюдать основные требования.

Записи вносятся в журнал специалистами отдела кадров. Новые отметки делаются в момент поступления работника.

Также в книге отражены первично выданные документы. При наличии вкладыша его регистрация также обязательна. Если он выдавался другой организации, то вписываются сведения об имеющихся в трудовой книжке записях. Информация, представленная во вкладыше, вносится в специальную строку.

Зачем нужен журнал Ведение журнала необходимо каждому учреждению. При наличии книги регистрируются трудовые книжки: отданные в отдел кадров при поступлении на работу; оформленные впервые для новых сотрудников, не имеющих опыта; вкладыши, которые открыл работодатель при наличии вкладыша с предыдущего места работы проводится регистрация только самой книжки.

Согласно записям в специальном журнале можно отследить движение трудовых книжек, их поступление и выдачу. Работодатель обязан выдать трудовую книжку при увольнении работника. Поэтому отследить выполнение законодательных требования можно по дате выдачи и подписи получателя документа. Кто должен заполнять? Заполнение книги осуществляется сотрудником, которые принимает документы при поступлении работников и проводит процедуру по увольнению.

Среди таких лиц выделяют: бухгалтеров; менеджеров по персоналу. В некоторых организациях работодатели назначают ответственное за ведение журнала лицо. Подтверждается назначение специально изданным для этого приказом. Согласно нему работник не только вносит данные, но и хранит документ надлежащим образом.

Бланк книги учёта трудовых книжек Рекомендации по ведению книги учета трудовых книжек и вкладышей в них Учет трудовых книжек, вкладышей и запасных бланков проводится в определенном законом порядке. Его содержат Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей пункт 40. Под учетом понимается внесение сведений о документе в специальной книге.

Регистрация осуществляется путем записи информации о трудовой книжке, форма которой предусматривает внесение даты создания, отправления или получения. Регистрировать необходимо все бумаги, подлежащие учету и использованию. После внесения данных документ получает номер, по которому его можно найти в системе поиска. Скачать унифицированную форму журнал учета трудовых книжек Регистрация предусматривает обязательно ведение книг и журналов работниками кадровой службы. Они не имеют строгой формы в большинстве случаев.

Но трудовые книжки вносятся только в специальную книгу. При этом приходно-расходная часть заполняется бухгалтерами, где учитывается бланк и вкладыш книжки. Движение документов отражается кадровой службой. Книга разрабатывалась Министерством труда РФ. Она включает в себя 13 граф. Предыдущий вариант состоял из 14 разделов, но впоследствии один из них упростили.

Новая и старая книги отличаются друг от друга незначительно. Графы 11 и 12, которые содержали сведения об оплате бланка книжки, содержали данные о рублевом и копеечном выражении стоимости. В настоящее время решено было оставить одну графу 11, отражающую стоимость в рублях. Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек При этом книга имеет ряд особенностей, которые отличают ее от других документов: Оформление производится не за календарный год, как заполняют другие журналы, а до полного окончания книги.

Таким образом страницы заканчиваются через несколько лет. Если в учреждении книга велась в свободной форме не по установленному образцу, то она требует замены. Ее необходимо закрыть, отметив причину прекращения ведения. Также указывается количество регистрационных записей. Новая книга ведется на основании прежних записей. Уничтожать старый вариант запрещено, так как он содержит сведения о трудовых книжках ранее принятых на работу сотрудников и выдаче документов уволившимся лицам.

Запись в журнале должна быть сделана при: передаче трудовых книжек в момент приема на работу сотрудника; оформлении новой книжки при поступлении на работу впервые; регистрации вкладышей. Если работник получил вкладыш по предыдущему месту трудоустройства, он не подлежит регистрации.

Образец заполнение разделов журнала Стандартная форма содержит 13 граф, которые отражают полные сведения о регистрируемом документе. Если сотрудник кадровой службы сомневается в правильности внесения данных, необходимо ориентироваться на образец. Каждый из разделов имеет свою функцию: В первой графе отражается порядковый номер записи.

Следующие три графы необходимы для указания даты трудоустройства или заполнения трудовой книжки. Данные вносятся спустя пять дней трудовой деятельности. Во второй графе ставится число, в третьей — месяц, а в четвертой — год приема на работу. Пятая графа необходима для указания данных о сотруднике. Фамилия, имя, отчество прописываются полностью, без сокращений и инициалов. В шестом разделе прописываются серия и номер трудовой книжки, вкладыша к ней или выданного дубликата.

Седьмая колонка необходима для описания должности, на которую принимают работника. Данные берутся из штатного расписания. Они должны совпадать с отметкой в трудовой книжке. Восьмая графа содержит сведения о подразделении, в котором будет вестись трудовая деятельность.

Данный раздел к заполнению необязателен. Девятая колонка необходима для указания информации о приказе, который подтверждает прием сотрудника на работу. Если выдается дубликат книжки или вкладыша, раздел остается незаполненным.

В десятой графе работник, который ведет журнал, ставит свою подпись. Если книжка была куплена сотрудником при приеме на работу, то заполняется одиннадцатая графа с указанием взимаемой суммы. При предоставлении уже имеющейся книжки работником графа остается пустой.

В случае увольнения необходимо заполнить 12 и 13 графы. Работник ставит подпись и дату прекращения трудовой деятельности. В случае отправки документов по почте данные разделы содержа сведения о дате отправления. Титульный лист Каждый регистрационный журнал должен иметь титульный лист. Он помогает отследить не только характер документа, но и дату его открытия.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. Пономарева

Как правильно заполнять книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с. Образец заполнения журнала учета движения трудовых книжек, на что обращать внимание и Титульный лист; Последняя страница.

Чтобы заполнить данный журнал правильно, следует внести следующие данные в специальные графы: Порядковый номер записи. Ведение каждой записи должно начинаться с присвоенного отдельного номера, который указывается по порядку; Дата заполнения; ФИО собственника документа, которое должно быть прописано без сокращений; Серия и номер трудовой или вкладыша; Должность работника. Фиксируется на основании данных штатного расписания; Наименование места работы. Эта графа содержит информацию о структурном подразделении, где работает сотрудник; Дата и номер приказа, свидетельствующие о приеме на работу; Подпись ответственного лица; Сумма, которую выплачивает работник за заполнение бланка; Дата, когда была выдана трудовая книжка, после увольнения работника; Подпись сотрудника, свидетельствующая о получении трудовой и вкладыша, если такой был. Законодательно установленная форма заполнения журнала обязательно должна приходить в соответствие. Чтобы оформить ее правильно, не нужно заменять документ, если в организации осталась форма старого образца. Закончить заполнение книги учета нужно только в случае ее произвольного оформления. Опломбирование книги учета движения трудовых книжек Книга учета движения обязательно подлежит опломбированию. Это действие производится с целью защиты от несанкционированного вскрытия. Правила не предусматривают информацию относительно того, какой должна быть пломба, поэтому работодатели используют материалы на свое усмотрение. На практике, в качестве опломбирования часто используют метод полоски бумаги. В этом случае журнал сшивают нитками, концы которых остаются на последней странице. На них наклеивают полоску бумаги, на которой указывается количество страниц книги учета, должность, ФИО и подпись ответственного лица. Сверху ставится печать, которая должна накладываться на указанную информацию и концы ниток. Такое опломбирование является неправильным. Пломба должна соответствовать стандарту, согласно которому можно использовать любое устройство для опломбирования, соответствующее ГОСТ 31282-2004. Одним из лучших типов является пленочное пломбировочное устройство, с помощью которого производится пломба с идентификационными надписями и знаками. Если ее отклеить, то появится надпись, которая и станет свидетельством несанкционированного вскрытия. Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек?

Таким образом, законодатель четко определяет только обязанность ведения книги учета движения трудовых книжек и собственно форму, которая рассматривается далее.

Структура журнала выглядит следующим образом: Титульный лист и бланки заполнения Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты.

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Сотрудник, оформляясь на работу, сдает трудовую работодателю. Он должен организовать учет документов. Именно для этого предназначена книга учета движения трудовых книжек. Обязанности за ее заполнение возлагаются на подразделение, занимающееся кадровыми вопросами. Про срок хранения трудовых книжек написано тут.

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

В соответствии с п. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. Трудовые книжки подлежат строгому учету путем их регистрации в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них далее - Книга учета трудовых. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В процессе регистрации документу присваивается порядковый номер. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются в приходно-расходной книге, которая находится строго в бухгалтерии. Если проверяющие органы обнаружат эту книгу вне бухгалтерии - организацию накажут штрафом. Заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним регистрируются в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним, которая оформляется уже кадровой службой и, соответственно, может храниться в отделе кадров. Форма книги учета трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от 10.

Дополнительные материалы Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет.

Если в журнале допущена ошибка Документ, подтверждающий статус работающего гражданина — трудовая книжка — выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Правила оформления и образец книги учета движения трудовых книжек

.

Журнал учета трудовых книжек

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Похожие публикации